Claves para una Evaluación de Proyectos Efectiva

Los chapines tenemos la costumbre de ser audaces. Nos gusta aventurarnos y, en ocasiones, esto es positivo, pero cuando se trata de negocios, lanzarnos al vacío sin conocer que nos espera puede resultar sumamente riesgoso.

Hace unos meses, estuve conversando con mi buen amigo Luis Fernández de Geosistec sobre la importancia de evaluar la viabilidad de los proyectos antes de lanzarlos. Al igual que Axia, Geosistec apoya a los empresarios en la evaluación de sus proyectos en proceso o por lanzar. Geosistec utiliza información geográfica para buscar ubicaciones, identificar clientes objetivos y optimizar rutas para entregas a domicilio, entre otros análisis basados en información geográfica.

Durante nuestra conversación, me llamó la atención que ambos compartimos historias muy similares sobre las evaluaciones realizadas. Por un lado, están las historias de éxito, donde se evalúa un proyecto y este resulta ser rentable y generador de valor. Aunque este es el resultado deseado por todo empresario, no es muy común. El verdadero valor de una evaluación radica en identificar aquellos proyectos que no son rentables.

¿Por qué considero que el verdadero valor de una evaluación radica en encontrar esos proyectos que destruyen valor? Porque al descubrir proyectos no rentables, podemos anticiparnos a dificultades y buscar soluciones. Ayudamos a los empresarios a "pivotar" sus modelos de negocio para encontrar una fórmula que funcione.

Recuerdo haber leído (lamentablemente no recuerdo dónde) una frase que me impactó por su precisión en relación con la evaluación de proyectos: "Se han escrito más historias de ficción en Excel que en Word". Como se dice, "el papel lo aguanta todo", de igual manera, Excel, si se le alimenta con datos, proporcionará un resultado. La clave detrás de una buena evaluación de proyectos es la capacidad de convertir la narrativa del proyecto en números. El modelo financiero debe reflejar el modelo de negocio y contar la misma historia, pero en números.

Una correcta evaluación de proyectos abre las puertas a preguntas clave durante el desarrollo del proyecto. Para evaluar adecuadamente un proyecto, los supuestos y su calidad son fundamentales. Como con cualquier modelo, si se basa en datos deficientes, el resultado será deficiente (como dice el dicho en inglés, "trash in, trash out"). Por lo tanto, un buen modelo financiero debe responder preguntas clave sobre el modelo de negocio y el mercado objetivo para poder modelarlo adecuadamente.

Uno de los principales errores que observo al calificar las evaluaciones de proyectos de los alumnos del MBA es que el modelo financiero está completamente desconectado del modelo de negocio; no cuentan la misma historia. A menudo, al traducir el modelo de negocio a números, se descubre que el modelo no es rentable, y entonces se “ajusta” el modelo financiero para presentar un proyecto rentable que no refleja la realidad.

Además, es importante que los modelos sean dinámicos. Otro error común es no utilizar correctamente las herramientas financieras, como la omnipresente Excel. Excel es una herramienta fabulosa que, al comprender su lógica de uso, se convierte en una poderosa herramienta para el análisis financiero y la viabilidad de proyectos.

¿A qué me refiero con un modelo dinámico? Hablo de un modelo capaz de adaptar variables o supuestos clave para evaluar diferentes escenarios. A menudo, vemos hojas de cálculo extremadamente difíciles de modificar y evaluar en función de sensibilidades o escenarios. Es crucial para una correcta evaluación poder analizar el modelo de negocio si algunos de los supuestos cambian y verificar si sigue siendo viable.

Tal vez uno de los errores más grandes al utilizar un modelo de evaluación de proyectos es olvidarlo una vez que el proyecto ha comenzado. Muchos creen que el modelo de evaluación de proyectos solo es útil para la fase inicial del proyecto, pero esto no es así. El modelo financiero debe seguir utilizándose durante la vida del proyecto, y los supuestos clave deben alimentarse con datos reales. Esto nos permite determinar si el proyecto sigue siendo rentable con datos reales o si debemos "pivotar" o detener el proyecto.

Hay una frase en inglés que dice: "Stop throwing good money after bad". En español se traduce como: "Deja de invertir buen dinero en algo malo". Esta frase nos muestra la importancia de actualizar el modelo financiero con datos reales del proyecto. Si descubrimos que el proyecto ya no es rentable con la información real, tenemos dos opciones: modificar el modelo para volver a la rentabilidad o decidir abandonar el proyecto. Sin el respaldo del modelo, las empresas tienden a seguir invirtiendo recursos en proyectos no rentables, lo que solo aumenta las pérdidas y destruye más valor para sus accionistas. Como con cualquier inversión, el truco no solo está en saber cuándo invertir, sino también en saber cuándo retirarse.

En resumen, la evaluación de proyectos es una etapa fundamental en el camino hacia el éxito empresarial. Más allá de simplemente buscar proyectos rentables, el verdadero valor de una evaluación radica en identificar aquellos que podrían no ser viables y tomar medidas para corregir el rumbo. Un modelo financiero sólido y dinámico, respaldado por supuestos de calidad y datos reales, es una herramienta invaluable en este proceso. Es crucial recordar que la evaluación de proyectos no es solo un ejercicio inicial, sino que debe continuar durante toda la vida del proyecto para garantizar su rentabilidad y viabilidad a largo plazo. Al adoptar esta mentalidad y utilizar adecuadamente las herramientas disponibles, las empresas pueden evitar inversiones infructuosas y maximizar el valor para todos los interesados involucrados. En última instancia, saber cuándo invertir y, más importante aún, cuándo retirarse, es la clave para el éxito en el mundo empresarial.